Avant de décoller avec
Copilot pour M365,
lisez ce guide d’adoption prévol

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Jesse Millard
Rédacteur principal

Avant de décoller avec Copilot
pour M365, lisez ce guide
d’adoption prévol

La conversation autour de l’IA générative et des grands modèles de langage (LLM) couvre un vaste éventail de perspectives, de l’ordinaire (nous travaillerons tous plus rapidement) jusqu’au fantastique (les humains seront bientôt remplacés par l’IA). Au milieu de tout ce bruit, il est facile de perdre de vue les considérations pratiques liées à la compréhension des capacités de l’IA et au potentiel de rentabilité de ces dernières.

Une solution d’IA générative alimentée par un LLM qui promet de livrer du contenu de grande valeur et de rentabiliser le capital investi est Copilot pour Microsoft 365, un nouvel assistant personnel qui tourne de manière transparente sous les outils de la suite Microsoft 365 : Excel, PowerPoint, Word, Outlook Teams et autres.

Les gains de productivité associés à l’usage de Copilot pour Microsoft 365 peuvent changer la donne pour vos coéquipiers et coéquipières,
en particulier pour ceux et celles qui sont accaparés par l’organisation détaillée d’information variée, par le suivi de longues conversations et par la prise de notes.

Lorsqu’il s’agit d’utiliser ou d’alimenter l’IA, Copilot pour Microsoft 365 se range du côté de l’utilisation. Ici, tout est simple : Copilot reçoit et traite les messages-guides de l’utilisateur final, puis lui présente ses résultats – résumés de réunions, listes de tâches (basées sur des courriels ou des fils de discussion), listes de documents et ainsi de suite. En définitive, Copilot pour Microsoft 365 est le meilleur ami de tous les spécialistes de l’information : il les soulage des tâches lassantes que sont la lecture et la rédaction de courriels interminables, la recherche de documents, la prise de notes.

Nous pensons que Copilot transformera fondamentalement notre relation avec la technologie et inaugurera une ère nouvelle pour l’informatique individuelle : l’ère des copilotes, celle où chaque personne, communauté, industrie ou pays pourra donner sa pleine mesure », explique Satya Nadella, chef de la direction de Microsoft, lors de l’allocution d’ouverture de l’événement Microsoft de la fin de 2023.

Qu’est-ce qui différencie Copilot pour
Microsoft 365 des autres outils d’IA générative?

Il existe de nombreux outils d’IA générative sur le marché, et il en apparaît de nouveaux chaque jour. Mais quels sont ceux qui génèrent le plus de valeur ajoutée? Pour répondre à cette question, vous devez d’abord connaître et comprendre les deux avenues les plus souvent empruntées en matière de l’IA générative.

Les agents conversationnels intelligents, ou chatbots – Un outil comme ChatGPT est ce qui vient à l’esprit de plusieurs lorsqu’on évoque le terme IA générative. ChatGPT et les outils de cette nature sont des LLM grand public. L’utilisateur entre sa requête et obtient un résultat. À maints égards, l’utilisation d’une version « clavardage » de l’IA générative équivaut à une recherche sur le Web, mais en plus poussée.

Avec l’IA, vous interagissez naturellement avec un agent qui produit les réponses dont vous avez besoin. Ce type d’outil convient parfaitement à l’usage général des spécialistes de l’information. On peut demander à l’agent de résumer de l’information, de créer des documents, et ainsi de suite.

Mais il y a plus : toutes les données dont on nourrit les outils comme ChatGPT sont utilisées pour former un modèle qui améliore les capacités de réponse de l’agent. Cela peut constituer
un inconvénient majeur pour les entreprises qui ne veulent pas « perdre » des informations sensibles dans le domaine public. Dans tous les cas, il existe de nombreux outils similaires à ChatGPT, dont Google Bard et l’ancien Bing Chat Enterprise, qui a été rebaptisé Microsoft
Copilot (à ne pas confondre avec Copilot pour Microsoft 365).

Les centrales de développement — Azure AI Studio est souvent cité comme centrale de développement pour les équipes de développement d’applications. Un processus simple aide vos développeurs à créer des capacités d’IA générative spécialisée. Plus précisément, vos codeurs fournissent l’infrastructure sous-jacente et les données et « forment » ou « entraînent » le système. Le résultat final est un LLM qui peut répondre à des besoins très précis. Bien sûr, un tel usage de l’IA requiert de l’expertise en matière de développement, mais les entreprises qui désignent des cas d’utilisation opérationnels précis peuvent retirer de précieux bénéfices de la création de leurs propres outils d’IA générative.

Copilot pour Microsoft 365 n’est ni tout à fait un agent conversationnel intelligent, ni un outil que vous utiliseriez pour créer vos propres capacités d’IA générative. Il est plutôt un assistant virtuel qui travaille pour vous dans l’ensemble de la suite Microsoft 365. Comment? En reprenant essentiellement les capacités d’un dialogueur tel que ChatGPT,

à cette différence près que dans sa version la plus récente, Copilot fonctionne de manière transparente dans votre environnement.

Mais il y a plus : ici, vos données sont confidentielles, et comme Copilot utilise les mêmes paramètres de sécurité et de confidentialité que Microsoft 365, chaque utilisateur a uniquement accès aux informations qu’il est déjà autorisé à consulter.

Où en êtes-vous dans l’intégration de Copilot
pour Microsoft 365?

Nous l’explorons.
Nous préparons son intégration.
Il est déjà en place.
Nous ne prévoyons pas l’utiliser.

Copilot pour Microsoft 365 : cas d’utilisation

Il existe de nombreuses façons impressionnantes de faire travailler Copilot pour Microsoft 365 avec l’ensemble des outils que vous utilisez au quotidien, dont les suivants :

PowerPoint — Créez un premier jet, ajoutez du contenu, formatez le tout, transformez-le en PowerPoint, résumez la présentation et extrayez les étapes suivantes.
Outlook — Obtenez de l’aide pour participer aux fils de discussion, rédiger de nouveaux courriels, améliorer ceux qui existaient déjà et résumer ceux qui forment de longues chaînes.
Word — Créez un premier jet, ajoutez du contenu, résumez de longs documents et posez des questions sur le contenu.
Teams — Rattrapez-vous dans une réunion déjà en cours, posez des questions sur la discussion, résumez un message, produisez des notes et accédez aux récapitulatifs.
Loop — Ici, Copilot prend part à vos séances de remue-méninges, à vos projets de rédaction collaborative et à vos activités de planification.

L’usage de Copilot pour Microsoft 365 assure des gains de productivité qui peuvent changer la donne pour vos coéquipiers et coéquipières, en particulier pour ceux et celles qui sont accaparés par l’organisation détaillée d’information variée, par le suivi de longues conversations et par l’éternelle prise de notes. Bien que ces tâches soient nécessaires à votre entreprise, elles font perdre du temps à vos ressources les plus performantes. L’intégration de Copilot pour Microsoft 365 peut remédier à cette situation et accroître l’efficacité de vos équipes.

Nombre de ces fonctionnalités épargnent de lourds efforts aux utilisateurs finaux. Chacun et chacun gagne ainsi du temps pour se concentrer sur des tâches plus complexes, significatives et rentables — des tâches qui font progresser l’entreprise. Vous n’avez qu’à imaginer un monde où vous pourriez lire rapidement des résumés de courriels, extraire facilement des listes de tâches et supprimer une grande partie du travail de préparation nécessaire à la rédaction de documents et à la production de tout autre contenu.

Copilot : Foire aux questions

Pouvons-nous déjà nous procurer Copilot pour Microsoft 365?
À compter du 27 février 2024, la plupart des utilisateurs commerciaux (entreprises et autres) pourront se procurer Copilot pour Microsoft 365.

Quel est le coût de Copilot pour Microsoft 365?
Son prix de détail est 30 $ par utilisateur, par mois, et on doit se le procurer par l’intermédiaire de son partenaire de licence.

Copilot pour Microsoft 365 est-il disponible pour d’autres applications que celles de la suite Microsoft 365?
Oui, Microsoft a prévu la prise en charge de Copilot par l’ensemble de ses nombreux outils. De fait, une version de Copilot est disponible ou en préparation pour plusieurs applications, dont GitHub et Dynamics 365.

Copilot pour Microsoft 365 : votre liste de vérification prévol

L’intégration transparente de Copilot pour Microsoft 365 dans vos outils de productivité quotidiens devrait vous enthousiasmer. Voici le ciel dégagé que de nombreuses entreprises — des entreprises comme la vôtre — attendaient pour doter leurs équipes des outils d’IA générative dont elles ont besoin.

Avant tout voyage, le feu vert doit être donné pour le décollage. En tant que chef de file de l’intégration de solutions, Insight connaît bien l’IA, les LLM et la gouvernance des données. Nous avons produit cette liste de vérification prévol pour vous aider à préparer les aspects techniques et humains de votre périple. La transition vers Copilot pour Microsoft 365 se fera ainsi en douceur et apportera une réelle valeur ajoutée à votre entreprise.

Les éléments essentiels de votre liste de vérification pour Copilot

Pour démarrer avec Copilot, votre entreprise doit répondre à des exigences techniques minimales et avoir déployé certaines fonctionnalités. Voici ce que vous devez savoir sur les prérequis techniques et la disponibilité :

Les licences sont offertes dans le cadre des programmes Microsoft Enterprise Agreement (EA) et Cloud Solutions Provider (CSP), sans nombre d’utilisateurs minimum. Les prérequis supplémentaires incluent les licences Business Standard, Business Premium, Office 365 E3, Office 365 E5, Microsoft 365 E3 et Microsoft 365 E5.

Les licences ne sont toujours pas offertes aux entités du secteur public, aux établissements d’enseignement (publics ou privés), non plus qu’aux organismes sans but lucratif.

Le prix de détail de Copilot pour Microsoft 365 est 30 $ par utilisateur, par mois, et on doit se le procurer par l’intermédiaire de son partenaire de licence.

Pour tirer le maximum de tout ce que Copilot a à offrir, vos utilisateurs finaux doivent avoir accès aux plus récentes mises à jour des applications Microsoft 365 et doivent utiliser les nouvelles versions d’Outlook et de Teams.

La liste de vérification ci-dessus présente uniquement les prérequis de base pour l’usage de Copilot. Votre entreprise devra donc réfléchir par elle-même aux initiatives d’administration qui lui permettront de tirer le meilleur de cet outil. Voici ce qu’il vous reste à faire pour préparer votre entreprise à Copilot.

Mettez de l’ordre dans votre patrimoine de données

On dit souvent que les données sont l’élément vital de l’entreprise. Il en va de même pour Copilot. La sécurité, la confidentialité et la conformité de vos données sont des éléments centraux qui doivent être administrés de manière stricte pour que votre entreprise tire le maximum de Copilot.

Lorsque Copilot pour Microsoft 365 est correctement déployé dans votre entreprise, vos équipes peuvent facilement proposer des solutions créatives, améliorer l’efficacité et obtenir des résultats probants.

Vos autorisations et paramètres de partage et de sécurité Microsoft 365 seront transférés dans Copilot. Cela vous sera utile en matière de sécurité, car Microsoft 365 vient avec de nombreux contrôles de sécurité avancés.

L’important est de vérifier que vous utilisez ces outils de sécurité. Assurez-vous de mettre en place les bonnes politiques de partage des données pour que chaque personne ait le bon niveau d’accès. Si les autorisations de partage sont mal réglées, Copilot pour Microsoft 365 pourra devenir une source de fuites de données et d’accès indésirable.

À titre d’exemple, les documents partagés dans l’ensemble de l’entreprise pourront être découverts par Copilot même si vous les partagez uniquement avec OneDrive. Avant le lancement de Copilot, auditez votre patrimoine de données pour vérifier que vos autorisations sont arrimées avec les exigences de conformité de l’entreprise et qu’elles respectent la réglementation.

Ces actions techniques ne doivent pas se limiter aux premiers moments de l’adoption. Votre entreprise doit mettre en place des politiques qui assurent la permanence des bons contrôles de données. Vous aurez ainsi en main un outil d’IA générative qui sera porteur de solutions, et non source de problèmes.

2. Formation de l’utilisateur final

Investir dans l’innovation sans en communiquer le quoi, le comment et le pourquoi est pur gaspillage. Les spécialistes de l’information, aussi désireux soient-ils d’être à la fine pointe de la technologie, demeurent des êtres d’habitudes.

Ainsi, faute de leur prodiguer la bonne formation sur Copilot et l’utilisation de l’IA générative en général, ainsi que sur l’administration de l’information, vous ne ferez que tourner en rond.

Adoptez une approche à deux volets pour
vos utilisateurs :

Formez-les mieux sur l’importance de l’administration des données afin que chaque instance de Copilot pour Microsoft 365 ait seulement accès à ce dont chaque utilisateur a besoin. Vous éviterez ainsi un partage des données qui pourrait causer des problèmes de sécurité ou de conformité.
Apprenez à vos utilisateurs à intégrer Copilot pour Microsoft 365 dans leur travail quotidien. Pour les aider, exposez-leur des cas d’utilisation précis, organisez des séances de formation régulières et offrez à vos coéquipiers et coéquipières la possibilité d’échanger sur la manière dont Copilot améliore la productivité.

La formation de l’utilisateur final doit être une activité permanente. Elle sert à outiller les nouveaux venus et elle rappelle aux autres — même les plus expérimentés — comment Copilot les aide à travailler encore mieux.

Quel est, selon vous, le principal obstacle à l’intégration de M365 Copilot ?

Les contraintes financières (coût/budget)
L’incertitude quant au rendement du capital investi
Le manque de ressources ou de soutien internes pour assurer la formation et l’adoption
Le manque de confiance dans les capacités de Copilot
Autre

Copilot pour Microsoft 365 :
êtes-vous prêt(e)?

Grâce à leur expertise approfondie, les spécialistes d’Insight vous aident à tirer le maximum de vos investissements TI. De la préparation du patrimoine de données jusqu’à la stratégie d’adoption, en passant par la formation de l’utilisateur final, nos conseils et notre soutien pratiques maximisent la valeur de Copilot pour votre entreprise.

Copilot pour Microsoft 365 est un investissement important qui pourrait transformer la façon de travailler de vos équipes. Nos ateliers et nos heures de bureau peuvent vous aider à tirer le meilleur de ce puissant outil en désignant des cas d’utilisation, en définissant des profils d’utilisateurs, en optimisant vos données, en établissant votre cadre d’adoption et beaucoup plus encore.

Lorsque Copilot pour Microsoft 365 sera correctement déployé dans votre entreprise, vos équipes pourront facilement développer des solutions créatives, améliorer l’efficacité et obtenir des résultats probants. Des outils comme Copilot pour Microsoft 365 tracent l’avenir de la productivité. Prêt(e) pour le décollage?

Améliorez la productivité
dans toute votre entreprise.

Nous vous aidons à vous préparer à Copilot pour Microsoft 365 afin que vous puissiez maximiser le rendement du capital investi grâce à des équipes encore plus créatives et efficaces soutenues par l’IA.